Como funciona o cadastro de Clientes

A tela de Clientes > Clientes é a ficha de quem compra na sua loja. Ela reúne todo mundo que se cadastrou, inclusive quem comprou como visitante no checkout, e é dali que saem a maior parte das respostas de atendimento: quem é a pessoa, o que ela já comprou, por que ela não está conseguindo entrar na conta.

Na maior parte do tempo o cadastro se cria sozinho, quando o cliente compra ou se registra na loja. Cadastrar à mão é a exceção, útil para a venda que começou pelo WhatsApp ou pelo balcão.

O que a listagem mostra

Cada linha traz o código do cliente, nome, e-mail, documento, telefone, nascimento, se recebe newsletter, o total de pedidos e quantos foram aprovados, os pontos acumulados, e há quantos dias foram a última compra e o último acesso.

Essas duas últimas colunas valem mais do que parecem. Elas transformam a listagem em uma ferramenta de relacionamento: ordenando por última compra, você encontra quem sumiu; ordenando por último login, quem visita e não fecha.

Clicando no nome do cliente abre um menu com tudo que se pode fazer a partir dali, sem precisar procurar em outra tela: editar o cadastro, comprar no lugar dele, ver a carteira, os endereços, os pedidos e as devoluções, mandar mensagem por WhatsApp ou e-mail, e as duas ações de senha explicadas mais abaixo.

Cadastrar um cliente à mão

O botão Adicionar abre um formulário dividido em blocos:

• Credenciais de acesso — o e-mail e a senha com que a pessoa entra na loja. O e-mail é único, então não existem dois clientes com o mesmo.
• Dados pessoais — nome completo, CPF, data de nascimento, gênero e o tipo de cliente.
• Empresa — só aparece ao marcar Pessoa jurídica, e aí pede CNPJ, razão social e as inscrições estadual e municipal.
• Contatos do cliente — dois telefones, cada um com o seu DDI.

À direita ficam o status, o grupo de cliente e as três permissões de comunicação: e-mails transacionais (aprovação, envio, código de rastreio), alertas por SMS e newsletter.

Atenção: o grupo é o que liga o cliente às regras comerciais, como desconto próprio e frete grátis. Quando você não escolhe nenhum, ele entra no grupo padrão. Vale conferir esse campo ao cadastrar à mão, porque é o tipo de coisa que só aparece depois, quando o cliente pergunta por que não recebeu o desconto combinado.

Ao editar um cliente que já existe, a coluna da direita ganha o que a plataforma sabe sobre ele: origem do cadastro, data de cadastro, último login, última compra, totais de pedidos, saldo em carteira, pontos válidos e o último endereço usado. Nada disso é editável, é o retrato da conta.

O cliente que não tem CPF

No bloco de dados pessoais existe a opção Não sou brasileiro e não possuo CPF. Ao marcá-la, o campo de CPF dá lugar a Passaporte ou ID, e é esse documento que passa a identificar a pessoa.

A opção existe porque o CPF é obrigatório e conferido de verdade: a plataforma valida o dígito verificador, então não adianta preencher com um número qualquer para vencer o formulário. Para o comprador de fora do Brasil, o caminho certo é esse.

Quando o cliente não consegue entrar na conta

Esta é a dúvida de atendimento mais comum da tela, e ela quase sempre tem a mesma causa: erros seguidos de senha.

A loja conta as tentativas erradas de cada conta e, passadas dez, para de aceitar o login mesmo que a senha seja digitada corretamente depois. É uma proteção contra quem tenta adivinhar senha alheia. Um login bem-sucedido zera o contador sozinho, então uma pessoa que erra duas vezes e acerta na terceira nunca chega perto do limite.

Você resolve pelo menu do cliente, com duas ações de nomes parecidos e efeitos diferentes:

• Zerar tentativas de senha — devolve o acesso mantendo a senha atual. É a escolha certa quando o cliente lembra da senha e só esbarrou no bloqueio.
• Redefinir senha — envia ao cliente o e-mail de troca de senha. É a escolha certa quando ele esqueceu a senha de verdade.

A ficha do cliente mostra o número de erros de senha no bloco de estatísticas, e a listagem sinaliza as contas nessa situação.

Arquivar em vez de apagar

O menu do cliente oferece as duas ações, e elas não são intercambiáveis. Arquivar tira o cadastro da circulação e preserva o histórico. Apagar remove o cadastro.

Prefira arquivar. O cadastro do cliente é a ponta de um fio que passa por pedidos, notas, devoluções e carteira, e esse histórico costuma ser necessário depois, tanto para atendimento quanto para obrigações fiscais. Apagar só faz sentido em casos como o cadastro duplicado que nunca comprou.

Trazer muitos clientes de uma vez

Quando a base é grande, existe o caminho da planilha: o botão Importar cria vários cadastros a partir de um arquivo CSV, com a senha inicial de cada cliente sendo o próprio CPF. É o percurso natural de quem está migrando de outra plataforma. O passo a passo está em Como importar cadastros por planilha.

Para agir sobre cadastros que já existem, o botão Editar em lote aparece assim que você marca clientes na listagem, e oferece duas operações: mover os selecionados entre grupos e adicionar pontos a todos de uma vez.

O que vive ao redor deste cadastro

A tela de Clientes é o centro de um conjunto de recursos, cada um com o seu artigo:

• Grupos de clientes, onde moram as regras comerciais por grupo.
• Ajustes: Clientes, que define quais campos o cliente preenche na loja.
• Campos Adicionais de cadastro, para perguntar algo que a plataforma não pergunta.
• Catálogo de endereços, saldo em carteira e programa de pontos.
• Anotações administrativas, para registrar na ficha o que foi combinado com aquele cliente.
• Compra assistida, para montar o pedido no lugar dele.